Por Javier Lapresa
Asegurar el éxito en un evento no es tarea fácil, reconozcámoslo. Hay tantas variables en juego capaces de desencadenar una frustración, que llegar a la perfección se torna casi en una quimera. Una azafata que masca chicle y equivoca el orden en el guardarropa, un vídeo que se cuelga por un bug generado en la exportación y que se entrega al control justo antes de una ponencia, una crema del almuerzo en mal estado, un apagón de luz ajeno a las instalaciones, un camarero que tropieza y derrama sus copas sobre la junta directiva del cliente, etc. Demasiados detalles, demasiadas personas, demasiada casuística. La dificultad está en que para que se dé el bien todas las partes del todo deben estar bien, mientras que el mal aparece cuando al menos una de esas partes está mal o falla.
Un evento es fruto del trabajo conjunto de profesionales heterogéneos y de un cúmulo de actividades distintas y procesos autónomos de producción en muchos de los cuales no se puede intervenir. Hemos de ser conscientes de que no todo es controlable en cada momento, pero nuestro papel como agencia de eventos ha de ser diseñar procesos rigurosos, contar con proveedores fiables y prever todo aquello que sea susceptible de ocurrir. Reducir las variables de riesgo implica una metodología rigurosa, específica y muy detallada y una delicada gestión de personas.
La metodología, el origen
Cada agencia tiene su método, pero lo importante es que nos sirva para tener el control sobre cada una de las partes del proyecto. Es fundamental saber qué tiene que pasar en cada momento, qué está pasando en realidad, quién es el responsable y cuál es el margen de maniobra. Y para que el método sea útil ha de ser exhaustivo y no dejar nada a la improvisación.
La manera de trabajar ha de especificar también cuáles son los cuellos de botella y haber previsto qué opciones se pueden plantear en caso de que alguna de las innovaciones que todos tratamos de desarrollar no funcionen como debieran.
Además, no hay que olvidar que un modelo optimizado de control facilita la supervisión, la gestión con el cliente y aunque no nos permita dormir más, nos permite dormir mejor.
Las personas, el fin
La producción de los eventos es un trabajo complejo ya que implica, además de creatividad y una visión estratégica del proyecto dentro del plan de Marketing del cliente, una constante gestión de plazos, presupuestos y personas. Este último punto es la clave para el correcto funcionamiento del evento: el grado de cohesión entre las más de cien personas que pueden participar normalmente en un evento es el que determina en gran medida la minimización del riesgo.
Hemos de saber involucrar a cada profesional en el proyecto y hacerle sentir como propio el resultado final y global del montaje. Solo así conseguiremos que cada uno dé el máximo de su capacidad y aporte soluciones creativas a los problemas que siempre surgen en cada montaje. Cuando cada profesional entiende su papel en un todo superior a su desempeño, los gremios desaparecen y se configura un equipo fuerte y unido con el objetivo de lograr algo único. Y esto es lo más importante.
Así se reduce el riesgo; cuando en vez de cuatro productores persiguiendo a doce gremios hay 100 personas tratando de hacer el mejor trabajo de su vida. Todo puede salir mal, pero nuestro trabajo es provocar que nada pueda salir mejor.
Javier Lapresa es director de marketing de Quum Comunicación