Este evento presencial se completó con una versión online al día después, confirmando la tendencia a la hibridación de los eventos
El sector quizás más devastado por la pandemia es el de turismo de reuniones (a menudo llamado MICE - Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions), un sector cuyo ADN es el encuentro presencial y por tanto cuya facturación se ha desplomado desde el inicio del Covid. Poco a poco este sector inicia su reactivación, y España confirma su liderazgo: Grupo eventoplus ha organizado el 28 de abril en el Hotel RIU Plaza España, lo que es sin duda el mayor evento de este sector en lo que va de año, en toda Europa, con 310 asistentes presenciales. Demostrando así la posibilidad de hacer eventos presenciales seguros.
“Un evento presencial profesional es uno de los sitios más seguros que haya: multiplicidad de medidas de seguridad, asistentes muy responsabilizados, trazabilidad total, y ahora con los tests, un nivel de tranquilidad mayor aún. Un sector esencial para la reactivación (los eventos permiten comunicar, vender, formar, fidelizar, motivar, etc.) tiene que volver a la actividad de forma segura, algo absolutamente factible como lo hemos demostrado”, comentó Eric Mottard, co-fundador y CEO de Grupo eventoplus.
Se aplicaron protocolos rigurosos para demostrar que se pueden hacer eventos: se exigió un test de antígenos negativo hecho menos de 24 horas antes del evento, ofreciendo a los asistentes una solución gratuita en en su ciudad de origen o en Madrid. También se entregó a todos los participantes una mascarilla FFP2 nueva, que llevaron en todo momento (pocos entornos animan a la responsabilidad individual como un evento profesional). Tercero, además del distanciamiento entre mesas, de los techos altos del hotel, de su sistema de ventilación, se dejaron las ventanas abiertas, maximizando la ventilación. Y la comida se realizó en otra sala, permitiendo renovar el aire. Un mecanismo de seguridad que excedía mucho lo que pide la ley.
Los participantes pudieron buscar asistentes o expositores, proponerles visitas y crearse así una agenda de citas. Una puesta al día necesaria cuando se acerca la reactivación y es importante saber lo que han cambiado los destinos, espacios y proveedores. El evento contó también con un programa formativo sobre temas como el storytelling en eventos, las clave para volver a los eventos con viaje, el futuro de los eventos médicos, o las claves sanitarias en eventos, o cómo volverán los eventos internacionales a este destino de primer nivel que es España.
Se aplicaron también formatos novedosos tanto en la jornada presencial como de online: el speed networking (micro-reuniones de 2 minutos, antes de pasar a la siguiente, permitiendo un networking muy efectivo), el elevator pitch (presentaciones de 30 segundos) y bullet points session (3 puntos para ayudar a recordar los mensajes claves), un divertido trivial, un photocall divertido para alimentar las redes sociales hicieron que el evento fuera trending topic.
Se apostó por un formato “1+1”: un día presencial y un día de evento online, realizado desde un plató en el Palacio Neptuno. Así, cualquier persona que no pudo asistir al evento presencial pudo formarse, relacionarse, realizar reuniones con los expositores sin moverse de casa. Este evento combinó muchos formatos amenos, desde reuniones 1-1 hasta debates por pequeños grupos (las “chat rooms”), un trivial en el que todos los asistentes pudieron participar, micro-presentaciones por destinos sobre sus novedades, una banda en directo, el Virtual Café (donde los participantes podían conocer a otras personas, y una persona de Grupo eventoplus dinamizaba el encuentro), o una sesión de ‘improv’ en la cual actores integraban en directo las palabras que el público podía publicar en el chat de la plataforma tecnológica del evento.
“Un evento online supone un reto de gestión de la atención. Es muy importante ofrecer contenidos dinámicos, con ritmo, con variedad de formatos, y con posibilidad de participación. Es lo que hicimos”, comenta Lynn Wong, co-fundadora y directora de comunicación y eventos de Grupo eventoplus.
Como es frecuente hoy, el evento se basó en una plataforma tecnológica (de la empresa Meetmaps) que permitía conectar con otros, participar en quiz y sondeos, organizar sus citas en el evento presencial e incluso realizarlas en el evento virtual. Esta tecnología permitió una fuerte interactividad: 8.029 mensajes y 10.482 interacciones. El evento contó con 85 expositores, 306 asistentes presenciales y 159 al programa online.
